Как стать более эффективным в своей работе

Вы хотели, чтобы день был длиннее хотя бы один раз, чтобы вы могли позаботиться обо всех делах, которые вам нужно сделать?

Но каково было бы решить их все за то время, которое у вас есть, но с большей эффективностью?

Мы представляем вам несколько методов, которые применительно к вашему стилю работы могут помочь вам лучше управлять своим временем и работать более эффективно.

Избегайте многозадачности

Мы часто попадаем в ловушку мысли, что если нам удается выполнять несколько действий одновременно, мы более эффективны. Мы разговариваем с клиентом по телефону во время работы над отчетом, мы пишем электронное письмо во время встречи, убежденные, что можем делать и то, и другое одновременно. Однако наш мозг обрабатывает информацию не одновременно, а последовательно .

Переход от одной деятельности к другой настолько незаметен, что мы не замечаем его, что создает иллюзию того, что мы экономим время и становимся более продуктивными, хотя на самом деле качество нашей деятельности страдает, потому что мы быстро переключаем внимание с одного на другое.

Определите простои в течение дня

Для повышения эффективности необходимо выяснить, какие отвлекающие факторы мешают вам приступить к работе, а какие часто мешают вашей деятельности:

1. Вы слишком часто проверяете свою электронную почту?
2. Вы слишком много времени проводите в социальных сетях?
3. Вы настроили на своем компьютере или телефоне предупреждения и уведомления, которые часто вас отвлекают?
4. Разговоры с коллегами по офису занимают больше времени, чем хотелось бы?

Следите за своей деятельностью и замечайте, какие действия повторяются слишком часто, а какие мешают вам работать эффективно . В этом вам может помочь ряд приложений на вашем телефоне или компьютере. После определения вы сможете получить представление о том, сколько времени потрачено на дополнительные занятия, и начать работу над стратегией по их сокращению.

Научитесь расставлять приоритеты

В течение рабочего дня у нас разные по важности задачи, и от их решения зависит бесперебойная работа нашей деятельности.

Поэтому желательно расставить приоритеты задач в соответствии с:

• важность - оценивается в соответствии с вкладом, который они вносят в достижение цели и задач вашей работы; например, выполнение задачи, связанной с клиентом, может быть более важным, чем выполнение административных задач;
• срочность - например, соблюдение установленных законом сроков, соблюдение важных сроков в вашей организации / команде и т. д.

Упорядочивание мероприятий в соответствии с этими критериями в начале дня может быть полезно для лучшего управления вашим временем. В идеале вы должны планировать не только текущий день, но и неделю / месяц, если это позволяет характер вашей деятельности или специфика компании. Еще один важный аспект - учитывать необходимость перепланировки при возникновении новых аварийных ситуаций.

Делайте перерывы

Больше часов работы не обязательно означает повышение производительности. Генри Форд, менеджер автомобильной компании, носящей его имя, пришел к такому выводу в середине 1920-х годов. Изучая продуктивность своих сотрудников, он заметил, что они менее эффективны, когда они работали больше часов в день и больше дней в неделю, поэтому он внес изменения в рабочий график, сократив их активность до 8 часов в день, 5 дней в неделю (расписание, которое сегодня является стандартным). Результаты его изменений не заставили себя долго ждать, его компания стала одной из самых прибыльных в середине прошлого века.

Между тем исследования психологов и ученых подтвердили идею о том, что перерывы полезны для повышения эффективности., потому что это помогает восстановить силы и легче сосредоточиться на занятии. К тому же у вас больше шансов поддерживать постоянный уровень производительности, при этом длительная работа без перерывов приводит к снижению эффективности. Когда вы делаете перерыв, постарайтесь изменить свое внимание: например, если вы сосредоточились на умственной деятельности, во время перерыва сделайте что-то эмоционально значимое для себя или переместитесь в течение нескольких минут.

Не менее важно не пропускать обеденный перерыв, чтобы сэкономить время для работы, и когда вы почувствуете, что со временем накопили высокий уровень усталости, возьмите несколько дней отдыха.

Начните день со сложных дел

Один из главных врагов эффективности - откладывание начала деятельности. Чем сложнее это сделать и нам это не нравится, тем больше мы откладываем на потом. Однако исследования человеческого поведения показали, что люди предпочитают занятия, которые по мере развития становятся более приятными.

По сравнению с рабочей средой выполнение самых неприятных или трудных дел в первой половине дня заставит другие казаться намного проще и приятнее. Кроме того, в первой половине дня у нас обычно самый высокий уровень энергии, мы больше отдыхаем и можем легче концентрироваться. С другой стороны, чем дольше мы откладываем более тяжелые занятия, тем труднее нам будет их начать.