10 способов сделать совещания более эффективными

«Хотел бы я проводить больше времени на совещаниях». Вы когда-нибудь слышали это?

И хотя общение с коллегами важно, встречи часто кажутся плохим способом для такого общения. И увеличение времени, проводимого на встречах, определенно не добавит положительных результатов для компании.

На производственные собрания, как вы наверняка знаете, уходит много времени. По некоторым оценкам, время, затрачиваемое на непродуктивные встречи, превышает 31 час в месяц.

Если бы у людей было много свободного времени, то все эти собрания не так беспокоили бы. Но у всех сотрудников нет лишнего времени. Обычно в компаниях так много дел, что многие работают допоздна, по выходным и живут привязанными к своим телефонам. И возможность освободить этот тридцать один час в месяц, важна для каждого.

Время, потерянное на совещаниях, имеет огромные альтернативные издержки. Встречи отвлекают от работы, которая может действительно дать результат. Например, потратить это время на клиентов, что приведёт к увеличению прибыли компании.

Хотя невозможно освободить все эти 30 часов, но даже три сэкономленных часа, тоже принесут пользу. А это можно сделать с помощью любой из приведённых ниже идей.

Цена вопроса

Согласно исследованиям, каждый год американские компании тратят 37 миллиардов долларов на заработную плату из-за ненужных встреч. А это, между прочим, больше чем доход большинства стран мира.

Сокращайте эти расходы. Для начала узнайте, сколько на этом теряет компания. Примерный подсчёт нетрудно сделать: фактическая часовая ставка каждого работника, помноженная на количество часов, проведённых на собраниях. Сюда же включите налоги, связанные с заработной платой.

В этом два преимущества: во-первых, подсчёт фактической стоимости каждого совещания сократит время, затрачиваемое на непродуктивные встречи в компании. Во-вторых, когда вы всё-таки решите провести собрание, участники будут более сосредоточены, ведь они будут понимать, что ценность этой встречи должна быть больше стоимости её проведения.

Проводите собрания только в определённое время

Главная проблема совещаний - это то, что они отнимают время, которое можно потратить на другие задачи. Каждому человеку нужно некоторое время, чтобы вникнуть в работу, только после этого работник сможет эффективно решать свои задачи. И это время не такое уж маленькое, для полного сосредоточения на задаче, может уйти до получаса. И это вопрос не только в потерянных деньгах, но и во внимательности. Навряд ли руководство компании захочет, чтобы клиенту отправили счёт с лишним нулём. Такой клиент наверняка будет потерян.

Один из способов уменьшить этот эффект — проводить собрания в определённые часы, например, только утром. Тогда в остальное время работники будут работать с большей отдачей.

Пропустите часть совещания, посвящённую отчёту о состоянии

Многие встречи начинаются с того, что каждый из работников объясняет, чем он занимался на прошедшей неделе, или в другой временной промежуток. Вырежьте это.

Переместите информацию о статусе работы каждого в информационный центр. Этим центром может быть любой из доступных бизнес-инструментов для совместной работы. Даже простая таблица с общим доступом на Google Диске. Или это может быть доска объявлений в рабочей комнате. Размещение доски рядом с кулером для воды часто помогает большему количеству людей взглянуть на неё.

Используйте этот центр, чтобы люди знали, над чем вы работаете и как у вас дела. Используйте его, чтобы узнать, над чем работают коллеги.

Если вам всё же нужно сохранить часть совещания «вот что я делаю на этой неделе», тогда ограничьте время для каждого участника. Например, выделите только 2 минуты на отчётность, чтобы работники объяснили, над чем они работают. Это и время сэкономит, и позволит взглянуть людям на свою задачу под новым углом.

Проводите собрания стоя

Может ли явный дискомфорт сделать сотрудников более продуктивными? Да. Так, во многих компаниях стали проводить встречи стоя, и время совещаний сократилось на 25–35 процентов.

Общайтесь «оффлайн»

Не заставляйте коллег сидеть без дела, пока вы и ещё пара человек что-то решает. По мере необходимости устраивайте микровстречи, чтобы не удлинять общие собрания.

Можно пойти ещё дальше, общаясь с людьми один на один. Не называйте это собраниями. Назовите это беседой. Иногда неформальность общения естественным образом заставляет дела двигаться быстрее.

Выгоняйте людей, которым необязательно быть рядом

Конечно, поначалу это покажется подлым. Известно, что Стив Джобс бесцеремонно выгонял людей с собраний. Если человек не нужен был на встрече, то его не пускали, и даже выгоняли.

Наверное, есть более деликатные способы сделать это, но принцип верен. Не заставляйте кого-то сидеть на совещании, в котором он не должен участвовать. Отпустите его. Пусть эти люди занимаются своей работой.

Используйте таймер

Бывают случаи, когда уместны непринуждённые собрания с открытым составом. Но это — исключение, а не правило. Так что постарайтесь сократить регулярные ежедневные встречи, в самом начале выставьте точное время, когда совещание закончится. Строго определённое время сделает всех участников более сконцентрированными.

Завершайте собрания с готовым планом действий

Встречи в компаниях проводятся не для того, чтобы работники изливали душу и делились своими проблемами. Задача собраний — выработать план для дальнейших действий. Каждый участник собрания должен составить конкретный список дел, он же «план следующих действий». Пусть каждый из работников несёт ответственность за заполнение этого списка. На следующей встрече сотрудники должны сообщить, как продвигается их работа. Если им что-то не удалось выполнить, выясните, что им помешало. Возможно, это была их лень, а возможно, в компании неправильно налажены некоторые процессы.

Составьте повестку дня

Это один из старейших советов по увеличению продуктивности собраний. Повестка даже из одного пункта — это нормально. Но, если у встречи нет цели, тогда не проводите её.

Не проводите совещания неделю или месяц

Это несколько радикальная идея. И даже может быть опасным. Но если повезёт, то вы кардинально измените работу своей компании. Посмотрите, что произойдет через неделю, две недели или даже через месяц.

Некоторые проблемы гарантированно возникнут. Так что имейте системы для тушения пожаров. Но к тому времени, когда закончится эта экстренная встреча, у вас будет яркое представление о том, какие собрания действительно нужно проводить и что нужно в них освещать. Отпустите всё остальное.